Bối cảnh Dự án
A Sóc logistics được thành lập tháng 12 năm 2017, là công ty hàng đầu trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa Bắc Trung Nam. Trải qua nhiều năm phát triển và đổi mới, với đội ngũ quản lý giàu kinh nghiệm, hơn 600 nhân viên năng động, nhiệt huyết, hơn 400 xe cont và tải các loại, 1 xưởng sửa chữa phương tiện cùng hệ thống kho bãi trãi dài từ Bắc vào Nam. A Sóc đã trở thành đơn vị vận tải uy tín hàng đầu tại Việt Nam, là đối tác chiến lược của Pepsico và trang thương mại điện tử lớn nhất Việt Nam như Shopee và nhiều công ty chuyển phát hàng đầu Việt Nam như GHTK, J&T, GHTK,...). Công ty đang dùng phần mềm kế toán MISA để hạch toán tài chính, nhưng phần mềm này không quản lý được hoạt động vận hành hàng ngày (chuyến chạy, chi phí sửa chữa xe, chấm công/lương tài xế...). Các phòng ban vẫn phải làm việc rời rạc qua Excel/Google Drive, dẫn tới mất nhiều thời gian đối chiếu, tổng hợp số liệu thủ công.
Công ty quyết định xây dựng một App quản lý vận hành nội bộ để giải quyết vấn đề này. Thay vì làm một hệ thống lớn ngay từ đầu, công ty sẽ triển khai theo từng bước nhỏ, dễ kiểm soát: bắt đầu với mảng quản lý xe của chính công ty (không phải xe thuê ngoài) - đây là phần công ty kiểm soát trực tiếp, ít phụ thuộc vào việc đàm phán với bên ngoài - sau khi vận hành ổn định mới mở rộng dần sang các mảng khác (ví dụ xe thuê ngoài/thầu phụ), rồi tích hợp đồng bộ dữ liệu với MISA Kế toán. Một yêu cầu quan trọng khi thiết kế là dữ liệu phải đi qua các bước xác nhận rõ ràng (mới nhập - đang chờ xác nhận lại - đã chốt chính thức), để tránh việc cứ sửa một chỗ thì các bộ phận khác lại phải sửa theo, như tình trạng đang gặp phải hiện nay. Vị trí Business Analyst sẽ là người trực tiếp khảo sát, làm việc với các bộ phận để chuẩn hóa quy trình và dữ liệu, đồng thời theo dõi tiến độ triển khai; phần kỹ thuật và xây dựng hệ thống do Cố vấn IT định hướng và đội Dev thực hiện.\
• Lĩnh vực Logistics - công ty hàng đầu trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa Bắc Trung Nam
• Hình thức làm việc Part-time / Freelance theo dự án - làm việc trực tiếp tại văn phòng/hiện trường phần lớn thời gian để khảo sát và trao đổi với các phòng ban (Điều phối, Vận tải, Kế toán...); có thể làm từ xa cho phần tổng hợp, soạn tài liệu.
• Thời hạn dự án Giai đoạn 1: 3 tháng - tập trung khảo sát quy trình, chuẩn hóa dữ liệu và thiết kế nghiệp vụ cho mảng công việc đầu tiên (chi tiết bên dưới); có đánh giá cuối Tháng 3 để xem xét gia hạn hoặc chuyển đổi Full-time
• Báo cáo cho Cố vấn IT (đầu mối dự án), phối hợp trực tiếp với Kế toán trưởng, đặc biệt là bộ phận Điều phối (nơi phát sinh dữ liệu chuyến xe) và các Trưởng phòng liên quan khác; báo cáo ngay khi phát hiện bộ phận nào chậm trễ ảnh hưởng tiến độ chung
Mô tả Công việc (Scope & Deliverables)
• Tìm hiểu và ghi lại cách các phòng ban đang làm việc hiện tại (Điều phối/Vận tải, Quản lý xe, Nhân sự, Billing, Kế toán): ai nhập gì, khi nào, bằng công cụ gì - đặc biệt là lý do vì sao thông tin chuyến xe thường bị chậm hoặc phải sửa đi sửa lại (do phải chốt lại với tài xế, với nhà xe thuê ngoài...).
• Cùng các phòng ban thống nhất một bộ mã số chuẩn cho mỗi chuyến xe, để sau này chi phí, doanh thu, lương... đều có thể tra cứu và ghép nối với nhau qua một mã duy nhất, thay vì mỗi phòng dùng một kiểu đặt tên riêng.
• Thiết kế quy trình xác nhận số liệu rõ ràng theo từng bước (ví dụ: số liệu mới nhập vào - số liệu đang chờ xác nhận lại - số liệu đã chốt chính thức) cho các loại dữ liệu chính (doanh thu, chi phí vận hành, chi phí sửa chữa, chi phí lương lái), để tránh tình trạng sửa một chỗ thì các bộ phận khác lại phải sửa theo.
• Xác định rõ cách mỗi bộ phận nhập liệu (nhập trực tiếp theo mã chuẩn hoặc upload file theo mẫu đã chuẩn hóa) và cách xem báo cáo/dữ liệu đầu ra (phân quyền theo từng người dùng).
• Viết tài liệu mô tả yêu cầu nghiệp vụ (theo mẫu chuẩn BRD) để đội kỹ thuật (Cố vấn IT + Dev) dựa vào đó xây dựng App; phối hợp cùng Cố vấn IT khi cần trao đổi kỹ thuật với MISA hoặc đội Dev - BA không chịu trách nhiệm thiết kế kiến trúc kỹ thuật/hệ thống.
• Theo dõi tiến độ phối hợp giữa các phòng ban trong quá trình khảo sát và thiết kế, báo cáo ngay cho Cố vấn IT/BGĐ khi có phòng ban nào chậm trễ ảnh hưởng đến tiến độ chung để có can thiệp kịp thời.

• Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm Business Analyst hoặc vị trí tương đương (khảo sát quy trình, chuẩn hóa dữ liệu, viết tài liệu yêu cầu nghiệp vụ) trong các ngành vận hành có khối lượng giao dịch lớn, nhiều phòng ban phối hợp (vận tải, logistics, sản xuất, bán lẻ...).
• Có kỹ năng khảo sát và vẽ lại quy trình làm việc (dạng lưu đồ/flowchart) để trình bày cho cả người không rành kỹ thuật lẫn đội Dev đều hiểu.
• Hiểu khái niệm Master Data (dữ liệu danh mục dùng chung) và có kinh nghiệm thiết kế quy trình phê duyệt theo trạng thái (Approval Workflow - ví dụ: Draft - Pending Approval - Approved), tương tự các trạng thái quen thuộc trong ERP hoặc công cụ quản lý công việc (Jira, Trello...)
• Từng viết tài liệu yêu cầu nghiệp vụ (BRD) hoặc tài liệu tương đương, được đội kỹ thuật sử dụng để xây dựng phần mềm.
• Thành thạo Excel (VLOOKUP/XLOOKUP, PivotTable) để tổng hợp, đối chiếu dữ liệu thực tế. Biết SQL cơ bản là điểm cộng
• Hiểu quy trình hạch toán doanh thu - chi phí theo chuyến xe (xe nhà và xe thuê ngoài): lương tài xế, dầu, sửa chữa, phí đường bộ (BOT).
Ưu tiên / Điểm cộng
• Đã từng làm việc với hệ thống có liên quan đến điều phối phương tiện/nhân sự và đối soát chi phí với đối tác bên ngoài (tài xế, nhà thầu phụ, đơn vị thuê ngoài...) - trong ngành vận tải, logistics, hoặc các ngành có mô hình vận hành tương tự.
• Đã từng tham gia dự án số hóa quy trình vận hành cho công ty vận tải/logistics tại Việt Nam.
• Đã từng làm việc với phần mềm MISA AMIS hoặc phần mềm kế toán Việt Nam khác.
• Có chứng chỉ BABOK/CBAP hoặc tương đương.
Yêu cầu về Soft Skills
• Chủ động, tự quản lý được tiến độ khi làm việc bán thời gian/từ xa; có khả năng học nhanh nghiệp vụ đặc thù ngành vận tải nếu chưa có kinh nghiệm trực tiếp trước đó.
• Giao tiếp rõ ràng, viết tài liệu mạch lạc để cả BGĐ (không rành kỹ thuật) và đội Dev (cần chi tiết kỹ thuật) đều hiểu đúng.
• Cẩn trọng và có ý thức bảo mật khi tiếp cận dữ liệu tài chính, lương, hợp đồng nhân sự.